5 Tipps, wie du dich klar im Job abgrenzen kannst

Ganz klar, Grenzen setzen und Neinsagen ist oft ein großes Thema in den Coaching-Sessions mit meinen Klientinnen. Vielleicht kennst du das ja auch. Dein Schreibtisch ist bis oben hin mit Arbeit gefüllt und trotzdem wirst du die ganze Zeit noch von anderen unterbrochen. Oder deine Führungskraft möchte dir eine weitere Aufgabe zuschieben, dabei bist du gerade schon voll und ganz ausgelastet.

Früher ging es mir ähnlich und ich konnte mich überhaupt nicht gut im Job abgrenzen. Ich habe meine Grenzen immer wieder überschritten. Das war superanstrengend.
Ich habe in Teilzeit gearbeitet und den Freitag für meine Selbstständigkeit gehabt. Trotzdem habe ich dann teilweise da noch was für meinen Job gemacht und an den anderen Tagen bis spät gearbeitet. Einfach, weil ich nicht wollte, dass mein Fehlen negativ auffällt oder meine Leistung nachlässt.
In dieser Zeit habe ich viel ausprobiert und dazugelernt, wie Grenzen setzen gut funktionieren kann. Denn bevor ich gelernt habe, wie ich die Ursache meiner Probleme mit Coaching und Hypnose lösen kann, haben mir schon strukturelle Veränderungen sehr helfen können.

5 Tipps zum im Job Abgrenzen

Ich bin mir ziemlich sicher, dass einige dieser Punkte auch für dich anwendbar sind. Deshalb habe ich aus dieser Zeit fünf konkrete Tipps für dich und deinen Arbeitsalltag herausgearbeitet.

Denn mich hat diese bessere Abgrenzung einen Schritt näher gebracht zu mehr Leichtigkeit in meiner Arbeit.

Nr. 1: Setz dir Blocker.

Kalenderblocker sind ein wunderbares Mittel, um ein bisschen Stress aus dem Arbeitsalltag zu nehmen und ganz simpel Grenzen zu setzen. Denn das ist Sinn und Zweck, wenn du dich mehr im Job abgrenzen willst. Es geht darum, dass du dir Zeiten für dich und deine Arbeit, deinen Feierabend oder deine Mittagspause einträgst, wie du es bei festen Terminen auch tust. Dadurch ist es oft leichter zu kommunizieren, wann du Zeit für andere Termine hast und wann du ungestört arbeiten möchtest. Am einfachsten ist es, wenn du die Blocker in deinen Kalender einbaust und eine genaue Vorstellung davon hast, was du in dieser Zeit machen möchtest.

Ich frage mich zum Beispiel morgens, ab wann ich bereit für den ersten Termin bin. Montags hatte ich im Kalender immer einen Blocker bis 10 Uhr, weil ich davor einfach keine Kapazität für Termine hatte und nach dem Wochenende immer erst für mich ankommen und zum Beispiel meine E-Mails lesen wollte. An den anderen Tagen hat mir ein Blocker bis 8:30 oder 9 Uhr gereicht.
Von 12 bis 13 Uhr gab es bei mir immer einen Blocker für die Mittagspause, den ich auch fast immer eingehalten habe.

Und abends ist es sinnvoll, einen Blocker einzusetzen, um den Feierabend festzulegen. So kannst du dich erfolgreich im Job abgrenzen. Selbst wenn du mal danach noch ein bisschen arbeitest, hast du dann zumindest keine Termine mehr so spät.

Für mich war das eine Riesenveränderung einzutragen, dass ich ab sofort jeden Tag maximal bis 18:00 Uhr arbeiten wollte. Davor war das oft so, dass ich noch bis spät abends etwas nachgearbeitet habe und der Tag sich einfach sehr lang gezogen hat. Das war ab dann gar nicht mehr so und das hat mir so viel gegeben!

Außerdem habe ich immer eine Stunde pro Vor- und Nachmittag blockiert, um durchzuatmen und Dinge zu erledigen, die ansonsten wegen Terminen und Meetings über den Tag keine Zeit fanden und am Ende des Tages angefallen wären.

Mein Kalender war nicht für alle einsehbar, deshalb konnte ich ganz einfach Blocker setzen, wie ich wollte. Wenn dein Kalender offener ist, finde ich, kannst du aber trotzdem zeitliche Blocker eintragen. Kommuniziere einfach offen, was du in der Zeit zu tun hast und benenne die Blocker entsprechend. So wissen deine Kolleg:innen, dass du beschäftigt bist und du kannst deine Arbeitszeit aktiv gestalten.

Nr. 2: Nutze Status Nachrichten.

Vielleicht nutzt du bei der Arbeit auch Chat Services, bei denen man eine Status Nachricht einstellen kann. Dann kann ich dir ans Herz legen, diesen zu nutzen. Mit dem Status kannst du alle informieren, wie gerade deine Situation ist und deine Kolleg:innen wissen direkt Bescheid, wenn sie dir eine Nachricht schreiben möchten.

Ich habe diese Status Nachricht vor allem gerne verwendet, wenn ich besonders beschäftigt war, um das transparent zu machen. Es gab eine Zeit, da wollte ich gerne diejenige sein, die immer zur Stelle war. Die, die immer helfen konnte und alles gegeben hat. Aber es ist eben unmöglich, immer diese Person zu sein.
Wenn du stattdessen klare Grenzen setzt und kommunizierst, wie du verfügbar bist und wie nicht, dann erhältst du Respekt von den Menschen um dich herum, weil die deine Grenzen so überhaupt erst einhalten können.

Aber wie genau formuliere ich die Status Nachricht?

Hier ein paar konkrete Beispiele:

• Wenn du nicht jeden Tag da bist: „Liebe Kolleg:innen, ich arbeite in Teilzeit und bin zu folgenden Zeiten verfügbar: Mo-Mi 9:00-18:00 Uhr.“
• Wenn du gerade viel zu tun hast: „Liebe Kolleg:innen, aktuell bin ich in multiple Projekte parallel eingebunden. Deshalb kann es zu Verzögerungen in den Antworten kommen.“
• Wenn dich ständige Nachrichten stressen und ablenken: „Liebe Kolleg:innen, ich arbeite gerade fokussiert an einem Thema und habe deshalb Teams geschlossen. Für Notfälle bin ich per Handy erreichbar (Handynummer: 01.. ……..)“

Schaff dir mit der Status Nachricht das, was du brauchst, um dich während des Tages fokussieren zu können und gute Arbeit zu leisten.

Nr. 3: Nimm dir Zeit für Entscheidungen.

Das ist ein superwichtiger Punkt, wenn es um das im Job Abgrenzen geht. Du musst nicht direkt Ja oder Nein sagen.

Wenn zum Beispiel deine Kollegin dir eine Nachricht schreibt und eine Aufgabe an dich rüberschieben möchte, möchtest du sie vielleicht nicht abweisen und hättest sonst fast immer Ja gesagt. Mir ging das oft so, bis ich beschlossen habe, dass sich da etwas ändern muss. Und ich zeige dir, mit welchen vier Schritten das funktionieren kann:

1. Schritt:

Anstatt sofort eine verbindliche Antwort zu geben, schickst du eine freundliche Nachricht, dass du überprüfst, inwiefern du das zeitlich einrichten kannst. Je nachdem, was es für eine Aufgabe ist, kannst du dazu fragen, ob eine Antwort zum Beispiel bis in zwei Stunden oder bis zum Feierabend ausreichend ist.

2. Schritt:

Schätze ab, wie viel Energie und Zeit du für die Aufgabe brauchen würdest.

Zeit finde ich hierbei meistens einfacher abzuschätzen, weil da die Kapazität im Kalender ablesbar ist. Bei der Energie ist es vielleicht schwieriger, aber behalte den Faktor auf jeden Fall trotzdem im Auge. Denn es gibt Aufgaben, die kosten mehr Energie und sind einfach intensiver.

Schätze also den Aufwand und deine Kapazitäten ab.

3. Schritt:

Schau in deinen Kalender. Was steht sonst gerade an? Wo könntest du die Aufgabe einplanen? Setze vielleicht direkt einen Kalenderblocker und plane die Umsetzung, wenn du gerade die Kapazitäten dafür hast.

4. Schritt:

Antworte. Wenn du die Aufgabe gerade nicht übernehmen kannst, dann füge vielleicht eine kurze Erklärung hinzu, damit sich deine Kolleg:innen verstanden fühlen.

Diese vier Schritte kannst du auch ganz einfach auf ein kleines Zettelchen schreiben und neben deinen Bildschirm hängen. So hast du die Erinnerung an diese Schritte immer parat.

Nr. 4: Such dir einen klaren Aufgaben- oder Themenfokus.

Tatsächlich war es mein Onkel, der mir diesen wichtigen Punkt auf einem Winterspaziergang mitgegeben hat, als wir darüber gesprochen haben, wie wir uns gut im Job abgrenzen können.

Wenn es auf der Arbeit offene Aufgaben gibt, dann werden diejenigen, die einen klaren Aufgaben- oder Themenfokus bei ihrer Arbeit haben, seltener angesprochen. Nachdem mein Onkel mir davon erzählt hat, habe ich das auch in meinem Job immer mehr beobachtet.

Also suche dir einen klaren Fokusbereich, für den du Expertin wirst. Kommuniziere deinen Fokus ruhig direkt mit deinem Arbeitsumfeld. An was arbeitest du genau und was sind deine Ziele? Wenn deine Kolleg:innen das genau wissen, dann wissen sie, wofür sie dich ansprechen können und wobei nicht.

Wenn du trotzdem mal auf etwas angesprochen wird, dass nichts mit deinem Thema zu tun hat, dann kommuniziere das auch ruhig klar. Du hast deine Positionierung und bist damit ausgelastet, das darfst du so erklären.

Nr. 5: Kommuniziere deine Wünsche und Grenzen.

Kommunikation ist das A und O.

Welche Wünsche hast du an deinen Job? Bis wann möchtest du zum Beispiel arbeiten? Und wann ist deine Grenze erreicht und es wird dir zu viel?
Setze klare Grenzen, formuliere konkrete Wünsche und kommuniziere diese. Das ist besonders wichtig, wenn die anderen Tipps zum im Job Abgrenzen nicht funktionieren.

Aber an wen genau wendest du dich?
Dabei kann die Stakeholder Matrix aus dem Projektmanagement helfen. Dort bewertest du die Menschen in deinem Umfeld danach, wie hoch ihr Interesse an deiner Arbeit und wie groß ihr Einfluss auf deine Arbeit ist.

Das kann vor dem Ausfüllen zum Beispiel so aussehen:

https://agilescrumgroup.de/wp-content/uploads/2019/09/stakeholder-matrix.jpg

Genau in dieses Diagramm kannst du jetzt die Menschen aus deinem Arbeitsumfeld einordnen. Wer schiebt vielleicht Aufgaben öfters zu dir rüber und wer hat Interesse daran, was du so machst?
Dadurch siehst du ganz transparent, wer eigentlich alles wo steht. Und vor allem denen, die hohes Interesse an deiner Arbeit und gleichzeitig großen Einfluss darauf haben, kommunizierst du deine Wünsche und Grenzen.

Mir ist es früher superschwer gefallen, Grenzen zu kommunizieren. Aber ich habe gelernt, in solchen Situationen ganz direkt und aktiv zu kommunizieren. Anders als ich es befürchtet hatte, wurden meine klaren Grenzen gar nicht abgewehrt, sondern angenommen. Meine Chefin hat sogar einmal zu mir gesagt „Insa, du bist ein super Beispiel dafür, wie man gut Grenzen setzt.“ Ich habe auch trotzdem eine Beförderung bekommen, obwohl ich meine Arbeitsstunden weiter reduziert haben. Bevor ich mich getraut habe, meine Grenzen und Wünsche zu kommunizieren, habe ich das für undenkbar gehalten. Die Welt geht nicht davon unter, dass du deine Grenzen kommunizierst. Tatsächlich ist das einfach nur superwichtig für deine mentale Gesundheit.
Wie ich gelernt habe, Grenzen zu setzen, erfährst du im Blogeintrag „Wie du lernst, souverän Nein zu sagen“.

Ein Extra-Tipp: Finde die Ursache.

Ich hoffe sehr, dass du diese fünf schnellen Tipps umsetzen kannst und dass sie auch für dich so gut funktionieren. Solche kleinen Schritte zum im Job Abgrenzen können oft schon den Arbeitsalltag leichter machen und ein bisschen Stress rausholen.

Natürlich ist das eine strukturelle Veränderung im Jetzt. Dadurch ist das „nur“ eine Verminderung von negativen Gefühlen, die bei dir vielleicht auftreten. Das kann auch schon gut funktionieren.

Darüber hinaus kannst du aber auch tiefer schauen, woher die negativen Gefühle denn kommen.
Die Tipps können den Stress verringern, wenn er schon da ist. Aber: Warum tritt der Stress überhaupt auf? Oft haben wir uns innere Überzeugungen angeeignet, die uns früher mal geholfen haben, heute aber sehr belasten. Mir ist das bei mir selber aufgefallen, als ich vor ein paar Jahren einen sehr starken Leistungsfokus entwickelt hatte. Ich wollte immer allen gerecht werden und habe total im People Pleasing festgesteckt. Ich habe geglaubt, dass ich immer mehr leisten muss, um genug zu sein. Mein Selbstwert hing von meiner Leistung ab.

Wenn es dir vielleicht ähnlich geht, kann ich dir sagen, dass du es genau wie ich auch aus diesem Modus rausschaffen kannst.

Mir hat die Kombination aus Coaching und Hypnose aus diesen belastenden Überzeugungen und Verhaltensmustern herausgeholfen. Und genau so arbeite ich auch mit meinen Klientinnen. Im Coaching untersuchen wir Verhaltensmuster und schauen, welche inneren Überzeugungen dahinterstecken. Und genau diese Wurzeln packen wir dann in der Hypnose an und lösen sie.

Wie funktioniert Hypnose überhaupt? Lies dir dazu gerne den Blogbeitrag „Durch Hypnose endlich gut genug sein“ durch. Da erkläre ich dir auch unterschiedliche Methoden, wie die Regressionshypnose, die ich immer wieder als supereffektiv erlebe.

Also, wenn du das Gefühl hast, du findest dich da ein bisschen wieder, schreib mir sehr gerne eine Nachricht. Wir können einfach ein kostenfreies Kennenlerngespräch vereinbaren und auf deine Situation schauen und wie dir persönlich Hypnosecoaching helfen kann. Ich freu mich auf deine Nachricht.

Bis dahin wünsche ich dir einen wunderschönen Tag und hoffe, dass die fünf Tipps deinen Arbeitsalltag mit mehr Leichtigkeit erfüllen.

 

Alles Liebe
Deine Insa

 

Credits: Foto von Touann Gatouillat Vergos auf Unsplash